こんにちは、Eristarです。
事務職として働いていると、「またミスをしてしまった」「自分は向いていないのではないか」と感じることはありませんか。
特に仕事に慣れていないうちは、入力ミスや確認漏れなど、小さなミスが続いてしまい、自信をなくしてしまう方も多いと思います。
ですが結論から言うと、事務職のミスには原因があり、対策をすれば確実に減らすことができます。
この記事では、事務職でよくあるミスの具体例と、その防ぎ方について実務目線で詳しく解説していきます。
前回の記事はコチラからどうぞ👇
事務職についていけない原因と対策｜仕事が覚えられない・ミスが多いときの解決法 - Eristarのパソコン講座
事務職でよくあるミス
① 入力ミス（数字・文字の打ち間違い）
最も多いのが、数字や文字の入力ミスです。
桁を間違える・・・初心者の時にやりがちな入力ミスです。
数字を打ち間違える・・・例え１文字間違えただけでも重大なミスになることも。
名前の漢字ミス・・・状況によっては失礼なミスになってしまいます。
一見単純ですが、業務への影響が大きいため注意が必要です。
② コピペミス
Excel作業で多いのがコピー＆貼り付けのミスです。
- 別のセルに貼り付けてしまう
- データがズレる
- 上書きしてしまう
慣れてきた頃に起きやすいミスです。
③ 確認不足によるミス
「たぶん合っているだろう」と確認せずに進めてしまうことでミスが発生します。
④ 指示の理解ミス
上司や先輩の指示を正しく理解できていない場合もミスにつながります。
⑤ Excel操作ミス
- 関数の入力ミス
- 範囲指定のミス
- フィルターの解除忘れ
Excelに慣れていないと起きやすいミスです。
ミスが多い人の原因
作業スピードを第一優先しすぎていて早く終わらせようとするあまり、確認がおろそかになるケースがあります。
また、作業の流れを理解しきれていなく「なぜこの作業をしているのか」を理解していないとミスが起きやすくなります。
他にもパソコンの基本操作に慣れていないと、余計なミスが増えます。
Excel操作に不安がある場合は、基礎から確認しておくと安心です。
Eristarのパソコン講座では基礎～応用まで様々な知識を解説しています👇
Excel カテゴリーの記事一覧 - Eristarのパソコン講座
そして確認の習慣がなく、チェックの仕組みがないと、ミスは減りません。
事務職のミスを減らす具体的な対策
ここが一番重要です。
① ダブルチェックを習慣化する
入力後は必ず見直す習慣をつけます。
時間を少し空けてから確認
声に出してチェック
② 作業手順を固定する
毎回同じ手順で作業することで、ミスが減ります。
③ メモを活用する
よくあるミスや注意点を書き出しておくことで、再発防止になります。
④ スピードより正確さを優先する
最初は遅くても問題ありません。
正確さが身につくと、自然とスピードも上がります
⑤ Excelの基本操作を覚える
ミスの多くは操作ミスから発生します。
コピー＆貼り付け
関数
表作成
このあたりを押さえるだけでミスはかなり減ります。
ミスを減らすための考え方
人間は手作業でやっているのでミスをゼロにすることは正直言って不可能です。
しかし、減らしていくことはできます。
「ミスを責めるのではなく、仕組みで防ぐこと」
それでもミスが減らない場合
業務量が多すぎたり、教え方が合っていない、環境が合っていないといった事が考えられます。
これらは無理に我慢する必要はありません。
現役事務職がおススメしたい業務改善方法
①マニュアルを作成する
会社によってはマニュアル作成を強化している有能な会社もあると思います。しかし、私が今働いている会社はマニュアルは無いに等しいです。仮にマニュアルがあったとしても何年前に作られたのか分からない・形だけ作ったというような物が存在している会社もあるでしょう。マニュアルを作成することで、自分が仕事をしていて忘れてしまったことも見直すことができます。頭の中に全部記憶しておかなくて大丈夫になります。
②チェックリストを作成する
チェックリストを作成することで、ミスか明らかに減ります。こんな単純な事をと思っていてもリスト化すると仕事内容を可視化できるためチェックリストの作成はミスを減らすために必須項目です。
チェックリストの作り方👇
チェックリストの作成方法を解説しています。 - Eristarのパソコン講座
まとめ
事務職でよくあるミスは以下の通りです。
- 入力ミス
- コピペミス
- 確認不足
- Excel操作ミス
しかし、これらは対策によって確実に減らすことができます。
ダブルチェック⇒スピードより確実性
手順の固定⇒マニュアルの作成
メモ活用⇒チェックリストの活用
基本操作の習得⇒Excelの基本を習得
最初は誰でもミスをしますが、改善を続けることで必ず減らせます。
ここまでお読みいただきありがとうございました。
