こんにちは、Eristarです。
事務職として働くうえで「Excelができないけど大丈夫だろうか」と不安に感じている方は多いのではないでしょうか。実際、事務職の業務ではExcelを使う機会が多く、基本的な操作や関数の理解が求められる場面もあります。
しかし結論から言うと、Excelが完璧にできなくても事務職として働くことは十分可能です。私自身１２年以上事務職をしていますが、所属する会社や事務の職務内容によって求められるスキルはかなり異なります。
本記事では、事務職でExcelができない場合にどうなるのか、よくあるつまずきや最低限必要なスキル、そして実務で困らないための具体的な対処法について解説します。
■ 事務職でExcelができないとどうなる？
Excelが苦手でも事務職は可能ですが、以下のような影響が出ることがあります。
・業務に時間がかかる
基本的な操作に慣れていない場合、入力や作業に時間がかかることがあります。
・ミスが増えやすい
手作業が増えることで、入力ミスや計算ミスが発生しやすくなります。
・周囲に頼る機会が増える
関数やデータ処理が必要な場面で、自力で対応できないと確認が増えることがあります。
ただし、これらは経験と慣れによって十分改善できます。
■ 事務職でよくあるExcelのつまずきポイント
Excelが苦手な人がつまずきやすいポイントは共通しています。
・関数が分からない
VLOOKUPやIF関数など、名前だけで難しく感じてしまうケースです。
・操作方法が分からない
コピーや貼り付け、セルの編集など基本操作で戸惑うことがあります。
・ エラーの意味が分からない
「#N/A」「#VALUE!」などのエラー表示に戸惑うことが多いです。
・どの機能を使えばいいか分からない
やりたいことは分かっても、どの機能を使えばいいか分からないケースです。
■ 事務職に必要な最低限のExcelスキル
Excelが完璧である必要はありませんが、以下のスキルは最低限押さえておくと安心です。
＜基本操作＞
☆セル入力
☆コピー＆貼り付け
⇒コピペについて解説しています - Eristarのパソコン講座
☆行・列の追加・削除
☆書式設定
＜基本関数＞
☆SUM（合計）
⇒５分でマスター「SUM関数」の使い方 - Eristarのパソコン講座
☆AVERAGE（平均）
⇒AVERAGE関数について解説しています。 - Eristarのパソコン講座
☆IF（条件分岐）
⇒SUMIF関数の使い方を解説します。 - Eristarのパソコン講座
＜データ整理＞
☆並び替え
☆フィルター
☆簡単な表作成
これらができれば、事務職の基本業務には十分対応可能です。
■ Excelができない場合の具体的な対処法
Excelに不安がある場合でも、以下の方法で対応できます。
・よく使う操作から覚える
いきなり関数をすべて覚える必要はありません。業務で頻出する操作から慣れていきましょう。
・ 実務の中で覚える
実際の業務を通して使うことで、自然とスキルが身についていきます。調べながら実務を行ってかつスキルが身についていくのは事務職の特権ですね。
分からないことはその都度検索して解決する方法が有効です。
・ テンプレートを活用する
既存のフォーマットを使うことで、効率よく業務を進めることができます。
■ 事務職でExcelスキルを伸ばすコツ
Excelスキルを効率よく伸ばすためには、以下のポイントが重要です。
・よく使う機能に絞る
業務で頻出する機能から優先的に覚えることが重要です。
・ 小さく覚える
一度にすべてを覚えようとせず、1つずつ理解していきましょう。
・実務とセットで学ぶ
実際の業務と関連づけることで、理解と定着が進みます。実際に使ってみることが何より大事です。
■ （補足）事務職に向いている人の特徴
Excelスキル以上に重要なのは以下のような姿勢です。
・分からないことを自分で調べられる
・コツコツ作業ができる
・ミスを減らす意識がある
・改善しながら作業できる
■よくある質問「やっぱり事務職に向いていない人はどんな人？」
私の経験上、事務職はすべての人に完全に向いているとは限りません。事務職として入社してもすぐに辞めてしまう人の特徴としては、本当にパソコンを触ったことのない人が挙げられます。実際に私の周りにはそういった方がいました。事務職未経験でかつ全くパソコンを触ったことがない人がいざ事務職に就職してしまうと初日から戸惑うことが多いです。座り仕事に慣れていない・長時間画面を見ていられない・そもそもどのボタンを押して何をしたらいいか分からない・・・そういった方はあまりおススメできません。それでも事務職を目指す場合は、事前に以下のような準備をしておくと安心です。
・パソコンの基本操作（入力・コピー・保存など）を覚える
・Excelの基礎（表作成・簡単な関数）に触れておく
・実際にパソコンを使う習慣をつける
また、基礎から体系的に学びたい場合は、パソコン教室などを活用するのも一つの方法です。初心者向けに基礎から学べる環境もあるため、まずは無料説明会などで内容を確認してみるのもおすすめです。
パソコン教室の無料説明会申し込みはコチラ👇
■ まとめ
事務職においてExcelは重要なスキルですが、最初から完璧である必要はありません。
Excelができなくても事務職は可能ですが、最低限の基本操作と関数を押さえることが重要になってきます。実務を通じて徐々に習得すれば問題ないレベルです。分からない部分は調べながら対応していけばスキルアップにつながります。
大切なのは「できない状態」で止まるのではなく、少しずつでも使いながら慣れていくことです。Excelに苦手意識がある方でも、正しい順序で学べば必ず業務に対応できるようになります。
実務では完璧なExcelスキルよりも、必要な操作を調べながら対応できる力の方が重要です。
この記事の関連として私の事務職エピソードもぜひご覧ください👇
事務職に必要なスキルと注意点をまとめています。 - Eristarのパソコン講座
お題「努力が報われたエピソード」 - Eristarのパソコン講座
ここまでお読みいただきありがとうございました。
